OCR 基本操作：大量の証憑データを処理する

Googleドライブの顧問先フォルダに証憑データをアップロードし、OCR（光学文字認識）を実行して明細データを作成する基本の手順を説明します。

補足

少量（20 件以下）の証憑を処理する場合は OCR基本操作：少量の証憑データを処理するを参照してください。

全体の流れ

ステップ	操作	概要
準備	証憑データを確認する	証憑データが読み取れる形式かを確認する
Step1	証憑データをアップロードする	Googleドライブの対象フォルダに証憑データをアップロードする
Step2	OCRを実行する	TaxSysからOCR処理を開始する
Step3	「要確認」フォルダ内の証憑データの対応をする	OCR処理で問題があったファイルを確認・対応する
Step4	OCR出力結果を確認する	OCR出力結果の明細内容と証憑ファイルをあわせて確認する
Step5	OCR出力結果の明細を修正する	OCR出力結果の内容を必要に応じて修正する
Step6	OCR出力結果の明細を削除する	不要な明細を削除する

準備：証憑データを確認する

証憑データが、対応している拡張子で保存されているかを確認します。

対応拡張子

.jpeg .png .pdf .heic

次の注意点を確認し、必要があれば、証憑データをOCRで読み取りやすい形式に修正し、保存します。

証憑データを作成する際の注意点

ファイル名に制約はありません
証憑データ内の取引明細が記載されていないページ（各種ご案内、リボ/分割/ポイントの登録状況、請求金額合計のみのページなど）は OCR 処理の対象外です。対象外ページが含まれる場合、証憑ファイルは「要確認」フォルダへ移動されますが、対象外ページ以外の明細は OCR 出力結果に表示されます
銀行明細やクレジットカード明細について「証憑データの向き」が揃っていないと、OCR処理で正しく認識されない場合があります。例えば、1つのPDFファイルに「横・横・縦・横」のように向きが混在するデータは「横・横・横・横」のように向きを揃えることを推奨します

Step1：顧問先フォルダに証憑をアップロードする

TaxSysへのログイン後に表示される「ダッシュボード」画面で、右上の 「顧問先を検索（名前・識別コード）」 の入力欄に、「証憑データのアップロードを行いたい顧問先」の名前を入力する

2.表示されたプルダウンの中から「証憑データのアップロードを行いたい顧問先」の 「詳細」 を選択する

3.「顧問先詳細」画面で、会社名の真下にある 「Google ドライブ」 を選択する

顧問先フォルダが表示されたら、 「03_月次」 ＞ 「証憑のアップロードを行いたい会計年度フォルダ」 を選択する

会計年度フォルダ内から 証憑のアップロードを行いたいカテゴリのフォルダ（例：「0010_領収書（現金）」）を選択する

5.「証憑のアップロードを行いたいカテゴリ」のフォルダになっているのを確認する

※ 「OCR出力結果」画面で「OCRを実行したい証憑の種類」（例：OCRを実行したい証憑の種類「領収書（現金）」）を選択し、「フォルダを開く」をクリックすることで、該当するフォルダを開くこともできます

6.画面左にある 「＋新規」→「ファイルをアップロード」 を選択し、証憑データをアップロードする

ヒント

デスクトップや別フォルダから、アップロード先のフォルダに対してドラッグ＆ドロップでもアップロードできます。

ヒント

「OCR出力結果」画面で対象の証憑種類を選択し、「フォルダを開く」を選択することで、直接フォルダを開くこともできます。

Step2：OCR を実行する

TaxSys の「顧問先詳細」画面で、OCR を実行する 会計年度 を選択する

OCR を実行したい証憑の種類（例：「領収書（現金）」）を選択し、画面右下にある 「OCR」（カメラアイコン） を選択する

証憑データが読み込まれたら、次の対応をして「OCR実行」を選択する
- 「全て選択」にチェックを入れる
- 「開始日」と「終了日」の日付を確認し、必要があれば修正する
- 「OCR処理後にファイル名をリネームする」にチェックを入れる
- 「複数ページPDFをページごとに分割して保存する」にチェックを入れる

補足

OCR処理の進捗は画面右下の進捗ウィジェットで確認できます（OCR準備中 → OCR処理中 → OCR処理が完了しました）

補足

大量の証憑データを読み込む場合、「Drive ファイルを取得中です…」というメッセージが表示されます。

補足

処理完了まで TaxSysの画面を開いておく必要はありません。メール内の「出力結果の確認」ボタンから OCR 出力結果画面を開けます。

補足

ECサイトのような1枚の支払請求書内に適格事業者（インボイス番号あり）と非適格事業者の請求内容が混在している場合、OCRが自動的に別々のレコードとして抽出されます。

各レコードには該当するセクションの税額やインボイス番号が正しく割り振られ、取引日や支払先などの共通情報は自動で補完されます。

参考：担当者への OCR 結果メール通知の設定

OCR 実行者と顧問先の担当者が別の場合、担当者を CC に含めて完了メールを通知できます。

「顧問先詳細」画面の 「担当者への OCR 結果メール通知」 欄で設定を変更できます。

設定	動作
しない（初期設定）	OCR 実行者のみにメール送信
する	OCR 実行者 + 担当者（CC）にメール送信

参考：OCR処理完了後の「ファイル自動リネーム」オプション

「OCR処理後にファイル名をリネームする」にチェックをいれると、OCR処理が完了した際、カテゴリごとに定義された命名ルールに基づき、Googleドライブ上のファイル名を自動的に書き換えます

参考：OCR実行時の「PDF分割」オプション

「OCR処理後にファイル名をリネームする」にチェックをいれると、複数ページのPDFに対してOCR完了後、1ページごとのファイルとして分割して保存します

「PDF分割」オプションだけチェックを入れてOCR実行した場合、分割して保存したファイル名はすべて同じファイル名です

「ファイル自動リネーム」オプションにもチェックを入れてOCR実行すると、各ページが別々のファイル名にリネームされて保存されます

参考：銀行通帳をOCRする場合、対象期間外の取引を除外できるオプション

対象期間を選択し、「対象期間外の取引を登録しない」をチェックすると、取引日が期間外の明細はデータ登録から除外します

Step3：「要確認」の対応をする

OCR 処理完了後、正常に処理されなかったファイルがある場合は「要確認」フォルダにデータが格納され、「OCR 処理完了（一部失敗）」のメール通知が届きます。

メール内の 「要確認フォルダを開く」 ボタンを選択し、「要確認」フォルダを開く

2.エラー内容を確認したら、次のいずれかの対応を行い、再度OCRを実行する

「要確認」フォルダにある証憑データを、適切な「証憑の種類名」のフォルダへ移動する
証憑データに含まれる「取引明細が記載されていないページ」を削除し、証憑データ（例：PDFファイル）を「要確認」の左に表示されている「証憑の種類名」のフォルダ（例：0010_領収書（現金））へドラッグ＆ドロップして戻す

補足

再度 OCR 実行してもエラーになる場合は手入力を推奨します。

Step4：明細内容と証憑ファイルをあわせて確認する

OCR 処理が正常に完了した証憑は「OCR 出力結果」画面の「未処理」タブ内に証憑の明細データが表示されます。

「証憑リンク」 欄内にある斜め矢印マークを選択する
右側に各明細の読み取り元の証憑ファイルが表示されたら、明細内容と証憑ファイルをあわせて確認する\

Step5：OCR 出力結果の明細を修正する

OCR処理のミスなど、OCR出力結果の明細を修正したい場合、TaxSys上でデータを編集できます

「OCR 出力結果」画面で、編集したい明細の右端にある 三点メニュー（⋮） を選択し、「編集」 を選択する

「出力結果編集」画面で修正したい項目を変更し、画面右下の 「保存」 を選択する
※ ショートカットキー（［Cmd/Ctrl］ + ［S］の同時押し）でも、編集内容を保存できます

編集可能な項目

項目	入力方法
取引日	カレンダーから選択
インボイス番号	数字を入力
適格区分	「適格」または「非適格」を選択
取引総額	数字を入力
税込（10%）	数字を入力
消費税額（10%）	数字を入力
税込（8%）	数字を入力
消費税額（8%）	数字を入力
非課税	数字を入力
支払い方法	プルダウンから選択
支払先	文字を入力
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