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顧問先の新規登録が上限に達した際に必要な対応
共有ドライブの顧問先数が上限に達した場合の対応手順
Google の共有ドライブにはアイテム数の上限（50 万件）が設定されているため、TaxSys では長期的にデータを安全に保存するために顧問先フォルダを分割して管理する設計になっています。
対象
管理者
顧客フォルダの設計思想
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1 つの共有ドライブ「TaxSys顧問先_1」は、50 の顧問先フォルダを上限 と設定しています
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「TaxSys顧問先_1」が 50 まで登録されたら、新しい共有ドライブ「TaxSys顧問先_2」を作成する必要があります
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さらに「TaxSys顧問先_2」でも 50 まで登録されたら「TaxSys顧問先_3」を作成する、という形で都度新しい共有ドライブを作成します
※共有ドライブの複数登録および自動切り替えに対応しているため、予め共有ドライブを複数設定しておくことを推奨します
全体の流れ
| ステップ | 操作 | 概要 |
|---|---|---|
| Step1 | 共有ドライブ作成 | 新しい共有ドライブ「TaxSys顧問先_N」を作成する |
| Step2 | 初期設定 | TaxSys 連携用アカウントの追加と共有ドライブ ID の登録 |
| Step3 | 顧問先登録 | 新しい共有ドライブに顧問先を登録する |
Step1：新しく共有ドライブを作成する
手順
- Google Drive を開いて 「共有ドライブ」 を右クリックし、「新しい共有ドライブ」 を選択する
- 「新しい共有ドライブ」のポップアップ画面で 「TaxSys顧問先_2」 と入力し、「作成」 を選択する
共有ドライブ「TaxSys顧問先_2」が新規作成されます。
Step2：新しく作成した共有ドライブの初期設定をする
共有ドライブ ID を取得する
- 新しく作成した共有フォルダ 「TaxSys顧問先_2」 を右クリックして 「メンバーを管理」 を選択する
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「メンバーを管理」のポップアップが表示されたら、次の TaxSys 連携用アカウントをコピーし、「ユーザーやグループを追加」 欄に貼り付ける
291451752487-compute@developer.gserviceaccount.com
- TaxSys 連携用アカウントの右横に表示されるプルダウンから 「コンテンツ管理者」 を選択し、「送信」 を選択する
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共有ドライブ「TaxSys顧問先_2」を開いた時に表示される URL 末尾の 共有ドライブ ID をコピーする
https://drive.google.com/drive/u/（アカウント番号）/folders/（共有ドライブID）
TaxSys へ共有ドライブ ID を登録する
- 管理者権限のユーザーアカウントでTaxSysにログインした状態で、 「設定」 を選択し、 「事務所設定」 画面が表示されたら 「共有ドライブ管理」で「追加」 を選択する
- 「共有ドライブの追加」画面が表示されたら、前の手順でコピーした共有ドライブIDを「ドライブフォルダID」に貼り付けて 「保存」 を選択する
「事務所設定」画面の「共有ドライブ管理」で、追加された内容が確認できます
（参考）共有ドライブの登録数を確認する
共有ドライブの登録数は「事務所設定」画面の「共有ドライブ管理」の「残り枠」で確認できます
保存先が上限50件に達した後は「満杯」の表記に変わり、追加で登録した共有ドライブに自動で保存先を切り替えます
（参考）顧問先登録数が上限に近づいた時の通知メール
共有ドライブ内の顧問先登録数が上限（50件）に近づいた際、管理者へメールで通知が届きます
