OCR基本操作：大量の証憑データを処理する

TaxSys の OCR 機能を使って、大量の証憑データ（領収書・請求書・通帳など）を効率的に読み取り、明細データとして管理する手順を説明します。

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全体の流れ

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Step1：顧問先フォルダに証憑をアップロードする

証憑ファイルを Google Drive 上の顧問先フォルダにアップロードします。

手順

1. 画面左のサイドバーから 「顧客管理」→「顧問先一覧」 を選択する

2. 一覧から 証憑をアップロードしたい顧問先 を選択する（例：テスト株式会社）

3. 「顧問先詳細」画面のサイドバーにある 「Google Drive」 リンクを選択する

4. Google Drive で顧問先フォルダを開き、「03_月次」→ 該当する会計年度フォルダ を選択する

5. 会計年度フォルダ内から アップロードしたいカテゴリのフォルダ を選択する（例：「0010_領収書（現金）」）

6. Google Drive の画面左の 「＋新規」→「ファイルをアップロード」 で証憑データをアップロードする

手順2で顧問先を選択すると、顧問先詳細画面が開きます。サイドバー上部の 「Googleドライブ」 リンクから、証憑をアップロードするフォルダにアクセスできます。

ヒント: デスクトップや別フォルダから、アップロード先フォルダに証憑ファイルを ドラッグ＆ドロップ してもアップロードできます。

ヒント: 「OCR出力結果」画面で証憑の種類を選択し、「処理フォルダを開く」 をクリックすることで、該当する Google Drive フォルダを直接開くこともできます。

参考：証憑データを作成する際の注意点

対応ファイル形式

• ファイル名に特別な制約はありません
• 1ファイルあたりの上限サイズ：20MB
• 1回あたりの最大ファイル数：500件

OCR 処理対象外のページについて

証憑データ内に 取引明細が記載されていないページ（例：各種ご案内、リボ/分割/ポイントの登録状況、請求金額合計のみのページなど）は OCR 処理の対象外です。

• 対象外ページは明細として抽出されません
• 対象外ページが含まれるファイルは 「要確認」フォルダ に移動されます
• ただし、対象外ページ以外の明細は正常に OCR 出力結果に表示されます

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Step2：OCR を実行する

アップロードした証憑に対して OCR 処理を実行します。

手順

1. 「顧問先詳細」画面のサイドバーにある 「OCR出力結果」 を選択する

2. 画面上部のタブから OCR を実行したい証憑の種類 を選択する（例：領収書（現金））

3. 画面右上の 「OCR」ボタン（カメラアイコン） を選択する

4. OCR ダイアログが表示されたら、以下を設定する

5. 「アップロードしてOCR」 ボタンを選択する

注意: 大量のファイルを読み込む場合、「Driveファイルを取得中です…」というメッセージが表示されます。読み込みが完了するまでお待ちください。

注意: 100件以上のファイルを一度に処理する場合、処理に時間がかかるため赤色の注意メッセージが表示されます。

OCR 処理の進行

• OCR 処理は バックグラウンド で実行されます
• 画面右下に 進捗フロート が表示され、処理状況をリアルタイムで確認できます
• 処理中に画面を閉じても問題ありません
• 処理が完了すると 「OCR処理完了のお知らせ」メール が届きます

ヒント: メール下部の 「出力結果の確認」 ボタンから、直接 OCR 出力結果画面を開けます。

参考：「担当者への OCR 結果メール通知」の設定

OCR 実行者と顧問先の担当者が別の場合、担当者を CC に含めて完了メールを通知できます。

「顧問先詳細」画面の基本情報内にある 「担当者へのOCR結果メール通知」 欄で設定します。

画面下部の ① OCR通知 欄で「する」「しない」を切り替えます。

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Step3：OCR 処理結果を反映する

OCR 処理が完了したら、結果を画面に反映させます。

手順

1. OCR 完了後に「OCR出力結果」画面を開くと、以下の確認メッセージが表示される

OCR完了　OCRが完了しました。結果を反映させますか？ ※検索状況はそのまま維持されます

2. 「反映」 を選択する

3. 反映に成功すると、「OCR結果の反映に成功しました」 というメッセージが表示される

正常に処理された証憑ファイルは、Google Drive 上の各カテゴリフォルダ内の 「処理済」フォルダ に自動で移動されます。

「要確認」に証憑データが格納された場合の対応

OCR 処理で正常に処理されなかったファイルがある場合：

• 「要確認」フォルダ にデータが自動で格納されます
• 実行者宛に 「OCR処理完了（一部失敗）」 のメール通知が届きます

対応手順

1. メール下部の 「要確認フォルダを開く」 ボタンを選択し、「要確認」フォルダを開く

2. エラー内容を確認し、以下のいずれかの対応を行う

3. 再度 OCR を実行する（Step2 の手順を繰り返す）

注意: 再度 OCR を実行してもエラーになる場合は、OCR での読み取りは諦めて 手入力 を推奨します。

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Step4：明細内容と証憑ファイルをあわせて確認する

OCR 処理が正常に完了した証憑は、「OCR出力結果」画面の 「未処理」タブ に明細データとして表示されます。

手順

1. 確認したい明細の ① 証憑リンク（斜め矢印マーク） を選択する

2. 画面右側に証憑ファイル（原本画像・PDF）が表示される

3. 明細の読み取り内容と、右側の証憑ファイルを 並べて比較確認 する

ヒント: 詳細表示画面では 前後の明細に移動するボタン（「＜」「＞」）があり、一つずつ順番に確認できます。右上には現在の表示位置（例：1/150件）が表示されます。

明細の確認状態（既読・未読）

各明細には 既読/未読のステータス があります。

詳細表示画面または編集画面の 目のアイコン をクリックして、既読/未読を切り替えられます。

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Step5：OCR 出力結果の明細を修正する

OCR の読み取りミスがあった場合、TaxSys 上で明細データを編集できます。

手順

1. 「OCR出力結果」画面で、編集したい明細の行を右端までスクロールする

2. 三点メニュー（⋮） を選択し、「編集」 を選択する

3. 「出力結果編集」画面で修正したい項目を変更する

4. 修正が完了したら、画面右下の 「更新」 ボタンを選択する

更新が完了すると、画面下部に 「更新に成功しました」 というメッセージが表示されます。

ヒント: キーボードショートカット Ctrl+S（Mac: ⌘+S）でも保存できます。

編集可能な項目（領収書の場合）

注意: 編集可能な項目は証憑の種類（銀行・クレジットカード・領収書・請求書など）によって異なります。

注意: 会計ソフト（freee / Money Forward）に連携済みの明細は編集できません。

参考：「出力結果編集」画面での明細の切り替え

編集画面の両端にある 「＜」「＞」ボタン を選択すると、前後の明細に切り替えることができます。

• 他に明細データがない場合は、ボタンがグレーになり切り替えできません
• 未保存の変更がある場合は、保存確認のダイアログが表示されます

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Step6：OCR 出力結果の明細を削除する

証憑を重複して処理したケースなど、不要な明細を削除します。

手順

1. 「OCR出力結果」画面で、削除したい明細の右端にある 三点メニュー（⋮） を選択する

2. 「削除」 を選択する

3. 「証憑データ削除」の確認ポップアップが表示されたら、「削除」 を選択する

削除が完了すると、画面下部に 「削除に成功しました」 というメッセージが表示されます。

注意: 削除した明細は元に戻せません。削除前に対象の明細が正しいか確認してください。

ヒント: 重複した明細をまとめて削除したい場合は、「OCR出力結果」画面のヘッダーメニューから 「重複チェック」 画面を利用すると、重複候補を一覧表示して一括で削除できます。

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アラートアイコンについて

OCR 出力結果の明細には、内容に問題がある場合にアラートアイコンが表示されます。

アラートが表示された明細は、Step5 の手順で修正してください。